Tilausajo pitää työyhteisön pikkujoulupäivän aikataulussa

Sujuva yhteiskuljetus antaa enemmän aikaa yhteiselle päivälle

Työyhteisön pikkujoulupäivä voi sisältää tiimiohjelmaa, ruokailun, aktiviteetteja ja illan juhlan eri kohteissa. Kun kuljetus lähtee Tampereelta tai muualta Pirkanmaalta yhteisesti sovitusta paikasta, osallistujien ei tarvitse suunnitella omia reittejään tai etsiä pysäköintipaikkoja. Tilausajo auttaa pitämään päivän aikataulussa ja koko ryhmän yhdessä ensimmäisestä siirtymästä paluumatkaan asti. Hyvin suunniteltu kokonaisuus tekee matkasta mukavan osan juhlapäivää.

Reitti kannattaa rakentaa päivän ohjelman ympärille

Kuljetuksen suunnittelu alkaa päivän kohteiden, aloitusajan ja arvioidun päättymisajan kokoamisesta. Tilausajon tarjoajalle on hyvä ilmoittaa lähtöpaikka Tampereella tai muualla Pirkanmaalla, ohjelmapaikkojen osoitteet, pysähdysten kestot ja toivottu paluureitti. Aikatauluun kannattaa jättää joustovaraa siirtymistä, ryhmän kokoontumista ja mahdollisia ohjelman viivästyksiä varten. Liian tiukka suunnitelma voi tehdä muuten mukavasta päivästä kiireisen.

Reittiä laadittaessa on tärkeää miettiä myös illan viimeistä siirtymää. Paluukuljetus voidaan suunnitella sovittujen pysähdysten mukaan, jotta osallistujat tietävät jo etukäteen, miten juhlan jälkeen pääsee eteenpäin. Selkeä suunnitelma lisää turvallisuuden tunnetta ja vähentää viime hetken järjestelyjä. Tampereelta ja Pirkanmaalta lähtevä tilausajo voidaan suunnitella työyhteisön oman ohjelman mukaisesti.

Ryhmäkoko ratkaisee sopivan pikkubussin tai tilausajobussin

Osallistujamäärä kannattaa arvioida mahdollisimman tarkasti jo tarjouspyyntöä tehtäessä. Arpeco Oy:n kalustoon kuuluu 20-paikkainen Mercedes-Benz Sprinter sekä 53- ja 60-paikkaiset tilausajobussit. Pienille ryhmille on saatavilla myös 8 hengen tilataksikuljetus pyörätuolivalmiudella. Tarvittaessa lisäkalustoa voidaan järjestää kumppaneiden kautta myös suuremmille ryhmille.

Sopivaa autoa valittaessa huomioidaan matkustajien lisäksi päivän luonne ja mukana kulkevat tavarat. Valintaa helpottavat seuraavat tiedot:

• vahvistettu tai arvioitu osallistujamäärä
• kaikki päivän nouto- ja jättöpaikat
• mukana kulkevien tavaroiden määrä
• mahdolliset saavutettavuuteen liittyvät tarpeet

Ajantasaiset vaihtoehdot voi tarkistaa Arpeco Oy:n kalustosta. Oikein mitoitettu pikkubussi tai tilausajobussi tekee matkanteosta viihtyisää ilman tarpeetonta hajauttamista useisiin autoihin.

Realistinen aikataulu yhdistää ohjelman ja juhlan

Pikkujoulupäivän aikataulussa kannattaa tarkastella kokonaisuutta eikä vain yksittäisiä ajoaikoja. Lähtöpaikalle kokoontumiseen, autoon siirtymiseen ja kohteessa poistumiseen tarvitaan aikaa etenkin suuren ryhmän kanssa. Myös ruokailun, aktiviteetin tai juhlaohjelman päättymiseen on hyvä varata pieni liikkumavara. Näin seuraava siirtymä voi alkaa rauhallisesti, vaikka ohjelma venyisi hieman.

Yksi toimiva ratkaisu on nimetä työyhteisöstä yhteyshenkilö, joka tuntee päivän ohjelman ja pitää yhteyttä kuljettajaan. Hän voi varmistaa ennen lähtöä, että osallistujat ovat paikalla, ja ilmoittaa mahdollisista muutoksista keskitetysti. Ammattitaitoinen kuljettaja huolehtii ajamisesta, jolloin muu ryhmä voi keskittyä yhdessäoloon. Rehti ja joustava yhteistyö auttaa pitämään päivän suunnitelman selkeänä kaikille.

Tilausajo kannattaa varata heti päivämäärän varmistuttua

Marraskuun ja joulukuun pikkujoulukausi on kiireistä aikaa, joten kuljetusta kannattaa kysyä heti tapahtumapäivän varmistuttua. Alustavaan tarjouspyyntöön riittävät päivämäärä, arvioitu ryhmäkoko, lähtöpaikka, kohteet ja päivän aikahaarukka. Varausta voidaan päivittää myöhemmin tietojen tarkentuessa. Aikainen yhteydenotto parantaa mahdollisuutta saada ryhmälle sopivan kokoinen auto toivottuun ajankohtaan.

Tilausajon kustannuksiin vaikuttavat pääosin matkaan käytetty aika ja ajomatka sekä mahdollinen odotusaika ja sovitut lisäpalvelut. Tarjouspyynnössä kannattaa siksi kuvata koko päivä yhdellä kertaa eikä vain yksittäisiä siirtymiä. Tilausajon hinnan muodostumiseen tutustuminen auttaa valmistautumaan tarjouspyyntöön. Kun reitti, aikataulu ja ryhmäkoko ovat selvillä, työyhteisö voi lähteä viettämään huolettomia pikkujouluja hyvillä mielin.